Assistant de Direction H/F

Missions

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction en CDI au sein de notre siège social sur le site des Sables d’Olonne

Vous assurerez l’assistanat du PDG afin de lui permettre d’optimiser la gestion de ses activités et d’anticiper ses besoins. Vous intervenez en soutien et / ou remplacement des assistantes commerciales et administratives en cas de besoin, pour assurer l’assistanat des autres membres du Comité de Direction. Vous managez un « pool » d’assistantes.

 A ce titre, vous êtes notamment en charge des tâches suivantes :

• Assistanat du PDG et des membres du Comité de Direction
  • Gestion des agendas : planning et coordination des RV et réunions, internes et externes.
  • Organisation et préparation de réunions et d’évènements : convocations, invitations, ordres du jour, réservation de salles, constitution de dossiers préparatoires.
  • Organisation des déplacements : billets de train et d’avion, réservation d’hôtel, visas…
  • Opérations classiques de secrétariat : réception et filtrage d’appels téléphoniques, accueil des visiteurs, gestion des courriers et des emails, frappe, rédaction et mise à jour de tous documents en français et en anglais dans le respect de la charte graphique OCEA, gestion du classement et de l’archivage.
  • Organisation et coordination de la circulation de l’information (interne, externe, parfois confidentielle) au sein du Comité de Direction et auprès des autres services.
  • Interface relationnelle avec les Clients, les Agents, les partenaires financiers, et les institutionnels Nationaux et locaux.
  • Traductions anglais / français
  • Prise en main, montage et suivi de dossiers spécifiques ou confidentiels

• Soutien et / ou remplacement des assistantes commerciales et administratives en cas de besoin

• Management d’un pool d’assistantes :
  • Animation et coordination de l’action des assistantes.
  • Coordination des modalités de fonctionnement : aménagement horaires, planning congés.
  • Garante de la cohérence des pratiques et des supports
  • Organisation des échanges d’information
  • Identification et proposition d’axes d’amélioration

Profil

Nous recherchons pour ce poste un(e) candidat(e) de formation BAC + 4 type administratif doté(e) d’une expérience de 5 à 10 ans dans une fonction équivalente.

Vous maitrisez parfaitement l’informatique bureautique, des techniques de secrétariat, des méthodes de classement et d’archivage, des techniques de prise de notes, des normes rédactionnelles et des techniques de gestion administrative.

Langue étrangère : Anglais courant exigé / 2ème langue appréciée.

Cette personne devra être dotée d’une confidentialité absolue et d’une excellente présentation. Elle devra savoir gérer les priorités, être rigoureuse, organisée, autonome, savoir faire preuve d’initiative et être force de proposition. Elle devra être capable de s’adapter rapidement, avoir la culture du résultat, un bon relationnel professionnel et être capable de travailler en équipe